В соответствии с договором морской перевозки происходит прием и погрузка груза на судно. Этот процесс сопровождается установленной системой грузовых докумен­тов, целью которой является четкое оформление передачи материальных ценностей (груза) от грузоотправителя порту, а затем судну.
Порт оформляет прием экспортных грузов «Приемным актом» («Карточка учета экспортных грузов»). После распоряжения экспедитора об отгрузке данной партии гру­за на судно начинается процесс погрузки и его документальное оформление. Распоря­жение экспедитора об отгрузке выдается в форме «Поручения на отгрузку экспортных товаров». Каждый экспедитор объединяет свои грузы, предназначенные на одно судно, в «грузовой список». Поручение должно быть завизировано таможней и иметь в качестве приложения все необходимые свидетельства и другие документы, которые следуют вме­сте с грузом. На основании грузовых списков разрабатывается «предварительный грузо­вой план». Погрузка может осуществляться только в соответствии с грузовым планом, утвержденным капитаном.
Два экземпляра поручения со всеми приложениями вручают судовой администрации. В поручении указывают: порт погрузки и выгрузки, наименование судна, конечный пункт назначения, род и количество груза, его особые свойства (погрузочный объем, размеры для длинномеров), вид упаковки, марки и номера мест, а также номер склада, номера приемочного акта и железнодорожной накладной, по которой груз поступил в порт. Кро­ме того, поручение содержит указания по оформлению основного перевозочного доку­мента — коносамента. Грузовой помощник проверяет правильность заполнения поруче­ния, наличие всех необходимых сведений о грузе, после чего дает разрешение на погруз­ку. Визируя документ, он одновременно указывает номер грузового помещения, где должна быть размещена данная партия. На верхней палубе груз может перевозиться только в том случае, если в поручении сделана соответствующая оговорка. Вся партия груза, отправляемая по одному поручению, должна размещаться в одном месте, что об­легчает счет груза и его своевременную сдачу получателю. Поэтому по одному докумен­ту не принимают грузы, совместная перевозка которых недопустима или нецелесообраз­на; например, скоропортящиеся вместе с нескоропортящимися, грузы, обладающие аг­рессивными свойствами, и грузы, требующие особых режимов перевозки, или грузы, требующие соблюдения специфических таможенных, карантинных и тому подобных правил, и грузы, не требующие выполнения таких условий и формальностей.
Погрузка тарно-штучных грузов происходит с двусторонним счетом: приемо-сдатчиками склада и тальманами судна. По результатам счета оформляются тальман­ские листы.
Тальманские листы сверяются после каждой смены и по результатам погрузки каж­дой партии груза. Тальманские листы являются первичным учетным документом о приеме груза на судно и им придается очень большое значение.
После окончания погрузки всей партии груза на судно грузовой помощник капита­на дает расписку в принятии груза. Эта расписка грузового помощника в принятии гру­за называется штурманской распиской и является доказательством того, что груз пе­редан на судно. Поэтому, прежде чем сделать штурманскую расписку, грузовой по­мощник обязан внимательно изучить тальманскую расписку и перенести в штурман­скую расписку все отмеченные в ней недостатки внешнего состояния грузовых мест. В том случае, если обнаружено расхождение мест, а произвести проверку невозможно, в штурманской расписке делают оговорку: «столько-то мест в споре» и составляют акт на расхождение в счете между портом и судном. Один экземпляр штурманской рас­писки передается экспедитору грузоотправителя, один остается на судне.
На основании штурманской расписки по просьбе грузоотправителя ему выдается коносамент.
Коносамент относится к числу важнейших грузовых документов и используется как при каботажных перевозках, так и в заграничном плавании.
Роль коносамента как доказательства наличия и содержания договора морской пе­ревозки рассмотрена выше. В системе грузового документооборота коносамент явля­ется окончательной распиской перевозчика в приеме груза и создает презумпцию, что груз принят к перевозке или погружен на судно в таком состоянии и количестве, как он описан в коносаменте.
В зависимости от времени подписания различают два вида коносаментов — на груз, принятый к отправке, и коносаменты на груз, уже погруженный на судно. Первую форму применяют в линейном судоходстве и каботаже, причем коносамент подписы­вает пароходство или его агент (порт), во втором случае факт принятия груза на судно удостоверяет своей подписью капитан.
Коносамент, подписанный перевозчиком (капитаном) в сроки, предусмотренные договором купли-продажи товара и без каких-либо оговорок в части количества и со­стояния груза, является доказательством надлежащего выполнения продавцом своих обязательств по торговой сделке.
Подписанный капитаном комплекс оригиналов коносамента продавец непосредст­венно или через банк, кредитующий внешнеторговую сделку, направляет покупателю груза. Последний после получения коносамента получает право распоряжения грузом.
При подписании коносамента тщательно проверяют, перенесены ли в него все ого­ворки о состоянии груза (тары) и о расхождениях в счете мест, которые были сделаны в штурманских расписках, так как с момента подписания коносамента вся ответствен­ность за груз возлагается на судно (перевозчика).
Не допускается подписание коносамента до полного окончания погрузки данной партии, так как в дальнейшем может обнаружиться недостача либо некачественное со­стояние груза (тары). Наконец, нельзя подписывать коносаменты задним числом, по­скольку это является нарушением обязательств перевозчика по отношению к получа­телю груза.
До подписания коносамента должны быть урегулированы все вопросы, связанные с оплатой фрахта, аванса фрахта или иных платежей в порту отправления, в соответст­вии с порядком взаиморасчетов, который предусматривается по данной перевозке и указан в коносаменте.
По просьбе отправителя коносамент может быть выписан в нескольких оригиналах, число оригиналов в комплекте указывается на каждом оригинале. Число копий может быть любым, копии не имеют значения товарораспорядительного документа, о чем на каждой копии ставится четкая надпись «copy, not negotiable».
Манифест — список грузов, принятых на судно, который составляют раздельно для каждого порта назначения на основе сведений, указанных в коносаментах. Он оформляется для таможни. По каждой партии груза в манифесте приводят следующие данные: номер коносамента, маркировку и количество грузовых мест, род груза, его массу и объем, наименование отправителя и получателя, общую сумму начисленного фрахта и фрахт, оплаченный отправителем.
Таможня на основе манифестов проверяет грузы и производит расчет пошлин и сборов, а также ведет статистику экспортно-импортного грузооборота.
Грузовой помощник капитана обязан тщательно сверить данные, указанные в мани­фестах, с судовым комплектом штурманских расписок. Расхождения между ними могут возникнуть из-за ошибок при составлении манифеста либо из-за того, что манифест вы­писан заранее, а в процессе погрузки судна в предварительный грузовой список были внесены некоторые изменения (например, одни коносаменты заменены другими).
Во многих странах и портах существуют особые требования к манифестам на при­бывающий груз. Так, например, манифесты на порты Аргентины, Испании должны быть легализованы (иметь визу) консулом данной страны либо иметь отметку таможни о том, что в порту отправления нет консульского представительства.
В ряде портов установлено, что манифесты должны быть предъявлены за опреде­ленное число суток до прихода судна, либо предусмотрено, что в таможню представ­ляются манифесты на все грузы, имеющиеся на борту судна, а не только на грузы дан­ного порта и т. д.
Исполнительный грузовой план составляется по результатам погрузки судна и со­держит общее распределение груза по грузовым помещениям и на верхней палубе. Ис­полнительный грузовой план и люковые записки входят в состав обязательных доку­ментов, которые должны быть вручены в порту назначения, а в иностранных портах — агенту судна.
Люковые записки составляются раздельно по каждому трюму и содержат перечень всех коносаментных партий, размещенных в данном отсеке в порядке очередности их выгрузки. Их выписывает грузовой помощник капитана на основе исполнительного грузового плана и коносаментов.

На отход судна с экспортным грузом на борту должны быть: «Поручение» с отмет­кой штурмана о приеме груза («штурманская расписка»), тальманские листы, копии коносаментов, исполнительный грузовой план и манифесты.